Sarah Mittelstädt ist die vierte Kollegin im Rückenwind-Team. Sie ist für das Controlling des Projektes zuständig. Im Interview verrät sie zum Beispiel, in welchen Abständen sie abrechnen muss, was der Unterschied zwischen Mitteln des Bundes und der EU ist und was ihr an der Arbeit im Team gefällt.

Sarah, was ist deine Aufgabe im Rahmen des Rückenwind-Projekts?

Ich bin für die finanztechnische Abwicklung beziehungsweise für das Controlling zuständig. Zu meinen Aufgaben gehören unter anderem die Erfassung von Ausgabe- und Einnahmebelegen in dem Programm ZEUS, Ausgabeerklärungen erstellen, Mittelanforderungen einreichen, das Pflegen von Personaldaten (Teilnehmerdaten, Stellenprofile, …), die Übersicht von Fristen im Auge behalten, mögliche Audits durchführen und, ganz wichtig, den Überblick über die Finanzen behalten: also mit welchen Mitteln wurde geplant und wie wird es am Ende abgewickelt? Ich bin sozusagen der Vermittler zwischen dem VSD und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (Zuwendungsgeber), das als Bewilligungsbehörde (Knappschaft Bahn-See) hinter dem Projekt Rückenwind steht.

Wie oft oder in welchen Abständen musst du Zwischenstände an das Ministerium schicken?

Wir erfassen fortlaufend Ausgabe- und Einnahmebelege. Alle zwei Monate wird abgerechnet, und eine sogenannte Ausgabeerklärung wird erstellt.

Ein Zwischennachweis ist immer dann zu erstellen, wenn der Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt ist. Der Zwischen- und Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Der Zwischennachweis ist spätestens bis zum 30. April des jeweiligen Haushaltsjahres vorzulegen.

Grundsätzlich müssen alle Veränderungen direkt gemeldet werden. Nimmt zum Beispiel eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer nicht mehr an einer Arbeitsgruppe teil, muss dies gemeldet und eine Austrittserklärung erstellt werden.

Die Teilnehmenden spielen in dem Projekt eine große Rolle. Was hat es zum Beispiel mit dem „Teilnehmendeneinkommen“ auf sich?

Das sind unsere Eigenmittel, die wir mit in das Projekt bringen. Nehmen Kolleginnen oder Kollegen an einer Veranstaltung teil – egal ob Zukunftswerkstatt, Arbeitsgruppe oder ein anderes Format – werden dadurch Teilnehmendeneinkommen generiert, weil die Teilnehmenden für das Projekt für diese Zeit freigestellt werden. Eine Person muss aber mindestens sechs Stunden teilgenommen haben, damit wir die Stunden auch abrechnen können.

Wichtig ist, dass vor der ersten Teilnahme an einer Veranstaltung die Eintrittserklärung und der Datenschutz von den Kolleginnen und Kollegen unterzeichnet und ausgefüllt werden. Alle Teilnehmenden müssen in dem Programm ZEUS gepflegt werden. Ansonsten ist eine Abrechnung/Förderung nicht möglich.

Die Gelder kommen teilweise vom Bund, teilweise von der EU. Wo liegt der Unterschied?

Die Bundesmittel rufen wir im Vorfeld durch eine Mittelanforderung ab. Das beantragte Geld muss innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung ausgegeben werden. Wichtig ist, dass bereits klar ist, wofür die Summe verwendet werden soll. Eine Anforderung ist mehrmals im Jahr möglich – allerdings maximal 10 Prozent der jährlichen Gesamtausgaben.

Die EU-Mittel erhalten wir hingegen durch ein Erstattungsverfahren. Nach Vorlage der Ausgabeerklärung und Prüfung durch die zuständige Bewilligungsbehörde, werden uns diese Mittel erstattet. Eine Abrechnung erfolgt alle zwei Monate.

Grundsätzlich gilt, bereits ausgezahlte Mittel, also die Bundesmittel, sind vorrangig einzusetzen.

Was hat dich bisher im Projekt überrascht und was gefällt dir?

Grundsätzlich finde ich es super, dass sich ein Unternehmen mit dem Thema beschäftigt und etwas verändern will und dass sich alle Kolleginnen und Kollegen einbringen können – ob in Arbeitsgruppen, Zukunftswerkstätten oder Umfragen.

Die Zusammensetzung des Teams ist interessant. Wir kommen alle aus verschiedenen Bereichen, haben unterschiedliche Erfahrungen gemacht, haben alle eine andere Art und Weise zu arbeiten, verschiedene Persönlichkeiten und haben doch sehr gut zusammengefunden. Ich finde es gut, dass wir in der Anfangszeit in allen Arbeitsgruppen dabei sind und uns einbringen können. Wir tauschen uns im Team auch wöchentlich aus, sodass wir wissen, womit sich die Kolleginnen beschäftigen und können gegebenenfalls auch unterstützen.

Wir sind direkt von 0 auf 100 gestartet. Ich musste mir erstmal einen Überblick verschaffen: Wie funktioniert das Programm? Wer sind meine möglichen Ansprechpartner im Verbund? Aber inzwischen habe ich mit gut eingearbeitet und strukturiert. Die ersten zwei Monate, Juli und August, sind jetzt auch abgerechnet worden.  

Es wird definitiv spannend bleiben, und man wird immer wieder vor Herausforderungen stehen. Aber mit Hilfe und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen können wir etwas Gutes erreichen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit!

Vielen Dank für deine Antworten!