Wem steht ein Dienstwagen zu? Wo wollen wir in fünf Jahren stehen? Wie kann die EDV-Abteilung zukunftsfähig aufgestellt werden? Diese und weitere Fragen haben 33 Mitarbeitende im Rahmen des „Come together“ an die Geschäftsführung gestellt. Lena und Tim hatten für jeden der sechs Themenblöcke jeweils zehn Minuten Zeit, um spontan auf die Wünsche, Anregungen und Fragen einzugehen.

Organisiert wurde das „Come together“ vom Team rückenwind³. Dieser Austausch war gewissermaßen eine Fortsetzung der vorherigen Zukunftswerkstätten. Viele Themen, die dort bereits von den Mitarbeitenden behandelt oder in den Umfragen genannt wurden, fanden sich auch auf den Karteikarten bei diesem Austausch im Haus Sonnenwinkel wieder. Es hatten sich überwiegend Führungskräfte angemeldet. Ein Appell von Lena und Tim war es deshalb, dass die Fachbereichsleitungen auch zusätzlich ihre Mitarbeitenden motivieren, bei einem weiteren Come together dabei zu sein und sich beziehungsweise ihre Sichtweisen einzubringen.

Zu Beginn sollten die Teilnehmenden ihre gewünschten Themenkategorien aufschreiben. So kristallisierten sich sechs Themenblöcke heraus: „Dienstwagen“, „Benefits“, „Unternehmenskultur“, „Dienstplanung“, „Monetäre Mittel“ und „EDV“. Die Anwesenden haben daraufhin sechs Kleingruppen gebildet. Ihre Aufgabe war es, innerhalb von 30 Minuten eine konkrete Fragestellung an die Geschäftsführung zu entwickeln.

Von der Gruppe „Dienstwagen“ kam die Frage, wer überhaupt berechtigt ist, einen Dienstwagen zu bekommen. Hierzu erklärte die Geschäftsführung, dass diese Möglichkeit refinanzierbar sein müsse. Teilweise würden vorgegebene Rahmenbedingungen dies verhindern. Bei Charly’s Kinderparadies sei es zum Beispiel nicht möglich, den Leitungen einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. Da die Arbeitsgruppe Feelgood ein modulares Benefit-System entwickelt, soll der Baustein „Tankgutschein“ aber als Option geprüft und gegebenenfalls aufgenommen werden. Eine Zusage diesbezüglich kann nicht gegeben werden.

Da noch etwas Zeit blieb, konnte die Frage gestellt werden, ob die Fahrtkostenerstattung nur bei Fortbildungen erfolgt. Sie kann für alle dienstlichen Fahrten eingereicht werden, sofern kein Dienstwagen zur Verfügung steht. Selbst wenn auf ein Poolfahrzeug der Verwaltung zurückgegriffen werden könnte, müsse trotzdem geprüft werden, ob es sinnvoll sei, das Auto auszuleihen. Hier ist eine ressourcenoptimale Denkweise gefordert. Wenn ein Dienstwagen vorübergehend ausgeliehen wird, ist zudem zu beachten, dass private Fahrten – etwa um das eigene Kind zur Kita oder zur Schule zu bringen – nicht versichert sind.

Das zweite Thema „Benefits“ wurde bei der ersten Gruppe bereits angeschnitten. Die Frage lautete konkret, welche Benefits 2025 etabliert werden. Demnächst erhalten alle Mitarbeitenden eine Trinkflasche mit VSD-Logo sowie ein ausziehbares Schlüsselband.

Lena und Tim nannten darüber hinaus die Modullösung. Sie soll für alle Mitarbeitenden zum gleichen Zeitpunkt eingeführt werden. Jede/Jeder habe dann die Möglichkeit, sich für einen Baustein zu entscheiden. Das könne vielleicht ein monatlicher Tankgutschein sein, das könne aber auch ein Angebot zur Gesundheitsprävention sein. Voraussetzung sei, dass die Angebote refinanzierbar seien. Es sei immer eine Abwägung, ob eine Teileinführung zielführend wirke und die Mitarbeitendenzufriedenheit fördere. Ziel ist es, einen Gesamtblick entwickeln zu können, und dieser bedarf besonderer Vorbereitung.

Viele Mitarbeitende wünschen sich die Möglichkeit, ein Angebot wie Hansefit oder EGYM Wellpass nutzen zu können. Die Arbeitsgruppe Feelgood hat sich auch bereits intensiv mit diesen Anbietern beschäftigt und alle Rahmenbedingungen abgeklärt. Lena und Tim wissen zudem – nicht zuletzt aufgrund der Zukunftswerkstätten – wie groß der Wunsch danach ist. 2025 könne dieses Angebot aber leider nicht für alle Mitarbeitenden ermöglicht werden, da eine Refinanzierung nur in bestimmten Bereichen zeitnah möglich wäre.

Die Gruppe „Unternehmenskultur“ hatte „die längste Frage des Tages“ angekündigt und sollte damit richtig liegen. Sie wollte nämlich wissen: „Wo stehen wir in fünf Jahren in Bezug auf Wachstum, Kommunikation, Transparenz und Werte und was bedeutet das für die Mitarbeitenden?“ Tim schmunzelte zunächst: „Das wissen wir nicht.“ Aber er erklärte seine Antwort: „Wir reagieren auf regionale Bedarfe. Und die können wir nicht vorhersehen.“ Alle bisherigen Einrichtungen oder Fachbereiche seien aus Anfragen an den VSD oder aus Bedürfnissen entstanden. Auch gesellschaftliche Veränderungen, zum Beispiel bei den Betreuungszeiten in den Krippen oder Kindergärten, müssten berücksichtigt werden. Im Hinblick auf Werte ist ein erster Schritt getan. Am Wochenende 24./25. Januar war das erste Führungskräfte-Seminar. Ein weiteres folgt noch für diejenigen, die jetzt nicht teilnehmen konnten. Hierin werde auch ein Führungsleitfaden entwickelt. Eine offene Kommunikation sei entscheidend für ein gutes Miteinander. Alle Fachbereichsleitungen seien deshalb in der Verantwortung, dies vorzuleben.

Die Gruppe zum Thema „Dienstplanung“ wollte wissen, wie man Springerkräfte in Wohngruppen etablieren kann. Der Wunsch ist der Geschäftsführung bekannt und sei nachvollziehbar. Lena und Tim gaben aber auch zu Bedenken, dass Springerkräfte oft nicht zufrieden sind und immer abrufbar sein müssen. Eine Überlegung könnte es sein, einen „Springer“ für Partner-Wohngruppen zu organisieren. Die Geschäftsführung informiert sich zurzeit, wie Kliniken mit diesem Thema umgehen.

Eine weitere Frage war, wie Vertrauensarbeitszeiten mit Dienstplänen kombiniert werden können. Das sei abhängig von der jeweiligen Einrichtung. Grundlage von Vertrauensarbeitszeit sei es, dass gewisse Präsenzarbeitszeiten vereinbart werden. Die Mitarbeitenden müssen wissen, wann die Fachbereichsleitung in jedem Fall vor Ort ist.

Im Bereich der „monetären Mittel“ ging es darum, ob es einheitliche Prämien gibt und ob Weihnachtsgeld (13. Gehalt) gezahlt werden kann. Zum 13. Gehalt sagten Lena und Tim, dass dies das Ziel sei. Aber immer unter der Voraussetzung, dass es refinanzierbar sein muss. Im Hinblick auf die Prämien erklärten sie: „Wir definieren mit der Fachbereichsleitung Ziele. Die Fachbereichsleitungen vereinbaren dann messbare Ziele mit den Mitarbeitenden.“ 2024 gab es allerdings keine einheitliche Bewertung. Aus dem Tarifvertrag wurden Prozentzahlen vorgeschlagen. Den Fachbereichsleitungen stand es aber frei, wie sie die Summe unter den Mitarbeitenden aufteilen.

Da noch etwas Zeit blieb, kam das Thema Stundeneinhaltung zur Sprache. Wie solle damit umgegangen werden, wenn jemand regelmäßig zum Beispiel 32 statt der vertraglich vereinbarten 25 Stunden macht. Hier sei eine Rücksprache mit der Fachbereichsleitung wichtig: Passt die Aufgabenverteilung? Sind die Aufgaben mit dem vorhandenen Personal machbar?

Ein weiterer Punkt, der angesprochen wurde: Wenn jemand seit zehn Jahren im Unternehmen ist, bekommt sie/er einen Tag Sonderurlaub. Wäre dieser zusätzliche Tag nicht auch im elften, zwölften … Jahr verdient? Die Arbeitsgruppe Feelgood wird sich damit beschäftigen, ob das überhaupt möglich ist. Eigentlich sei dieser zusätzliche Tag lediglich ein Teil des Geschenks aufgrund dieses besonderen Jubiläums (bzw. zwei Tage Sonderurlaub bei 20 bzw. 25 Jahren).

Zum Abschluss stand die „EDV“ im Mittelpunkt, insbesondere wie diese zukunftsfähig aufgestellt werden kann. Laut Lena und Tim soll jemand eingestellt werden, der Saleh und Sven sofort unterstützen kann. Die Suche laufe jedoch bereits seit zwei Jahren und gestalte sich äußerst schwierig. Klar sei: Die Abteilung müsse aus zwei Mitarbeitenden sowie einem Auszubildenden bestehen. Darüber hinaus sollen alle Dienstgeräte mit einem einheitlichen Betriebssystem ausgestattet werden. Microsoft365 sei zurzeit in der Prüfung, allerdings gebe es noch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit.

Zum Abschluss der zwei Stunden konnte die Teilnehmenden an einer digitalen Umfrage zu diesem „Come together“ teilnehmen.

Das Projekt „(inter-)national FIBI – national und international Mitarbeitende finden und binden“ wird im Rahmen des Programms „rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft“ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Europäische Union über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert.